Laat gebruikers zonder gedoe gedeelde voertuigen gebruiken met de Izix-functionaliteit voor wagenparkbeheer.
Inhoud
- Wat zijn wagenparken?
- Wat zijn wagenparkgroepen?
- Hoe een wagenparkvoertuig aanmaken en toegangsrechten toewijzen?
- FAQs
1. Wat zijn wagenparkvoertuigen?
Izix biedt je organisatie een tool om de beschikbaarheid en toegang van je gedeelde bedrijfsvoertuigen te beheren. Volg het gebruik van je gedeelde voertuig en zorg ervoor dat alleen toegestane medewerkers er toegang toe hebben.
Er zijn twee soorten voertuigen in Izix:
- Persoonlijke voertuigen gekoppeld aan individuele profielen;
- Wagenparkvoertuigen van de organisatie, onderverdeeld in groepen, die kunnen worden gebruikt door geautoriseerde gebruikers.
Wagenparkvoertuigen zijn gedeelde voertuigen die worden beheerd door de organisatie. Ze zijn niet standaard gekoppeld aan een specifieke gebruiker. Voor elk wagenparkvoertuig is dus een specifiek voertuigtoegangsrecht nodig. Afhankelijk van de instelling bieden vlootvoertuigen de volgende mogelijkheden:
- Planning: Gebruikers kunnen een gedeeld voertuig reserveren.
- Bezetting: Gedeelde voertuigen worden meegenomen in de bezetting van de parkeerplaats.
- Toegang: Gedeelde voertuigen kunnen de parking oprijden/verlaten met specifieke toegangsrechten.
- Preferentieel voertuig: Er wordt automatisch een reservering gemaakt voor het voertuig, die niet gerelateerd is aan een gebruiker.
- Voertuig reserveren: Het voertuig kan worden gereserveerd voor de gebruiker.
- Optimalisatie: Door middel van gedeelde voertuiggroepen is het mogelijk om de boekingen van de voertuigen op een intelligente en optimale manier te segmenteren.
Afhankelijk van het Toegangstype verschilt het openingsgedrag en het gebruik van de poort:
| Toegang Type | Toegang met ANPR | Toegang met APP | Automatische vs. boekingstoegang |
| Voertuig Preferentieel |
✅ |
❌ | Automatische toegang |
| Voertuig Reservering | ✅ | ✅ | Boeking vereist |
A vehicle that belongs to an organisation and/or vehicle sharing group cannot be linked to a profile from the same organisation.
2. Wat zijn wagenparkgroepen?
In plaats van één voor één toegang te geven tot een wagenparkvoertuig, is het mogelijk om wagenparkgroepen aan te maken. Via een groep voor het delen van wagenparkvoertuigen hebben gebruikers toegang tot alle wagenparkvoertuigen die deel uitmaken van deze groep.
Deze functionaliteit is nodig als u wilt dat gebruikers het voertuig reserveren en toegang krijgen tot de parkeerplaats via de Izix-applicatie. Als het wagenparkvoertuig geen deel uitmaakt van een groep voor het delen van wagenparken, kan het niet worden gereserveerd door gebruikers en moet het voertuig alleen “Preferentieel voertuig”-toegang krijgen.
a) Hoe maakt u een groep voor het delen van wagenparken aan?
Ga naar de organisatieconsole -> Instellingen -> Groepen delen -> Nieuw toevoegen
Vanuit dit overzicht is het mogelijk om:
- Een vlootvoertuigdeelgroep aanmaken en verwijderen
- Een nieuw wagenparkvoertuig toevoegen als onderdeel van een gedeelde groep
- De naam van een gedeelde groep wijzigen
Opmerking:
Om een vlootvoertuigdeelgroep te verwijderen, mag er geen vlootvoertuig aan de groep zijn toegewezen.
Alleen een nieuw wagenparkvoertuig kan vanuit dit overzicht worden toegewezen aan de betreffende groep. Om een bestaand wagenparkvoertuig aan een groep toe te wijzen, gaat u naar de configuratiewebsite voor wagenparkvoertuigen.
b. Hoe gebruikers toewijzen aan een wagenparkdeelgroep?
Om een gebruiker toegang te geven tot een fleet vehicle sharing group, gaat u naar het profiel en bewerkt u de toegang tot de sharing groups. Dit moet voor elk profiel afzonderlijk worden gedaan.
3. Hoe maak ik een wagenparkvoertuig aan en hoe wijs ik toegangsrechten toe?
Belangrijkste stappen met betrekking tot het aanmaken van vlootvoertuigen:
- Creëer een Toegangsbeleid voor voertuigen (preferentieel of boekingsbeleid) (vereiste)
- Wijs het beleid voor voertuigtoegang toe aan een groep parkeerplaatsen als u meerdere groepen parkeerplaatsen hebt (vereiste)
- Wagenparkvoertuig(en) aanmaken (eerste vereiste)
- Wijs het toegangsbeleid toe aan de vlootvoertuig(en) (vereiste)
- Maak een groep voor het delen van wagenparkvoertuigen en voeg de wagenparkvoertuigen toe aan de groep (optioneel)
- Geef gebruikers toegang tot de groep voor het delen van wagenparkvoertuigen (optioneel)
Bij het toewijzen van het toegangsbeleid wordt een reservering gemaakt voor het wagenparkvoertuig voor de opgegeven geldigheidsperiode. De reden hiervoor is dat wordt aangenomen dat het wagenpark een parkeerplaats nodig heeft op uw parkeerplaats, tenzij deze wordt gebruikt door een gebruiker. Er wordt daarom rekening gehouden met de bezetting van uw parkeerplaats.
a) Preferentieel voertuig
Zodra de preferentieel toegang aan het voertuig is toegewezen, zijn er geen verdere acties nodig. De reservering voor het voertuig wordt automatisch aangemaakt voor de opgegeven geldigheidsperiode. Het voertuig kan de poortjes passeren via ANPR.
Voertuigen met preferentieeltoegang kunnen alleen via ANPR de parkeerplaats in/uitrijden. Het gebruik van de app is niet mogelijk omdat het gebruik niet is gekoppeld aan een specifieke gebruiker.
b) Voertuig met reservering
Zodra de reserveringstoegang is toegewezen aan het voertuig en het voertuig is toegevoegd aan een groep voor het delen van voertuigen, is het mogelijk om het voertuig te reserveren. De reservering kan worden gedaan door de beheerder of de gebruiker, maar is alleen mogelijk op de webinterface (niet op de app). Om te kunnen boeken, moet de gebruiker toegang hebben tot de groep voor het delen van voertuigen. Zodra een boeking is gemaakt, verschijnt de toegang op afstand op de app van de gebruiker. De toegang tot de parkeerplaats is dus mogelijk via ANPR en app.
Er zijn twee manieren om een wagenparkreservering te maken voor een gebruiker:
- Vanuit het gebruikersprofiel -> Voertuigreserveringen -> Nieuw
- Vanuit het wagenparkvoertuig -> Voertuigreserveringen -> Nieuw
Als er geen voertuigreservering is gemaakt, kan het voertuig niet door de poort ondanks de bestaande reservering in de reserveringslijst.
Zie dit artikel over hoe gebruikers een wagenparkvoertuig kunnen reserveren.
4. FAQs
V: Gebruikers proberen een voertuig te boeken op de app, maar het wagenpark verschijnt niet als optie. Hoe komt dat?
- Het is helaas niet mogelijk om een voertuig via de app te boeken. De boeking is alleen mogelijk via de webinterface.
V: Ik wil het wagenpark op verschillende parkeerplaatsen gebruiken en/of verschillende toegangsrechten toekennen. Hoe kan ik dit doen?
- Een wagenpark kan maar één toegangsrecht per keer hebben. Het kan dus niet voor meerdere parkings tegelijk worden gebruikt.
V: Mijn wagenpark heeft een Reserveringsrecht en ik zie het wagenpark op de reserveringslijst staan. Toch gaat de poort niet open. Wat kan het probleem zijn?
- De reservering van het voertuig op de reserveringslijst geeft alleen het gegeven toegangsrecht van het voertuig weer en zorgt ervoor dat er rekening mee wordt gehouden bij de bezetting van uw parkeerplaats. Op de reserveringslijst worden geen reserveringen voor wagenparken van gebruikers weergegeven.
- Zonder een aanvullende boeking door de gebruiker verschijnt de auto niet op de app en zal de ANPR geen toegang verlenen.
V: Waar kan ik de boekingen van vlootvoertuigen vinden? Ik zie niet welke gebruiker de auto heeft gereserveerd in de reserveringslijst.
- De boekingen worden alleen weergegeven op het wagenparkvoertuig of op het profiel van de gebruiker. Helaas is er geen overzicht van alle wagenparkboekingen en worden ze ook niet weergegeven op de reserveringslijst.
V: Kan ik de naam van het voertuig wijzigen?
- Nee, helaas is het niet mogelijk om de naam te wijzigen. De naam komt overeen met het kenteken van het voertuig.
V: Kan ik lopende boekingen verwijderen?
- Ja. Als we een lopende vlootvoertuigreservering verwijderen, wordt de reservering onmiddellijk beëindigd, maar hierdoor wordt niet de hele reservering uit het boekings- of vlootvoertuigoverzicht verwijderd.
Als we toekomstige reserveringen verwijderen, worden ze volledig uit het overzicht verwijderd en verschijnen ze niet meer in de app van de gebruiker.