Gestión de vehículos de flota: ¿Cómo habilitar el uso de vehículos compartidos?

Tabla de contenidos

1. ¿Qué son los vehículos de flota?
2. ¿Qué son los grupos de compartición de vehículos de flota?
   1. ¿Cómo crear un grupo de compartición de vehículos de flota?
   2. ¿Cómo asignar usuarios a un grupo de compartición de vehículos de flota?
3. ¿Cómo crear un vehículo de flota y asignar derechos de acceso?
   1. Vehículo preferencial - Acceso garantizado al aparcamiento mediante ANPR, los usuarios no necesitan reservar
   2. Vehículo con reserva - Acceso al aparcamiento mediante ANPR y app, los usuarios o administradores deben reservar el vehículo con antelación
4. Preguntas frecuentes

1. ¿Qué son los vehículos de flota?

Izix proporciona a su organización una herramienta para gestionar la disponibilidad y el acceso de sus vehículos compartidos de empresa. Realice un seguimiento del uso de su vehículo compartido y asegúrese de que solo el personal autorizado tenga acceso a él.

Hay dos tipos de vehículos en Izix:

• Vehículos personales vinculados a perfiles individuales;
• Vehículos de flota pertenecientes a la organización, divididos en grupos, que pueden ser utilizados por usuarios autorizados.

Los vehículos de flota son vehículos compartidos gestionados por la organización. No están vinculados de forma predeterminada a un usuario específico. Por ello, cada vehículo de flota requiere un derecho de acceso específico. Dependiendo de la configuración, los vehículos de flota permiten lo siguiente:

• Planificación: Los usuarios pueden reservar un vehículo compartido.
• Ocupación: Los vehículos compartidos se tienen en cuenta para el cálculo de la ocupación del aparcamiento.
• Acceso: Los vehículos compartidos pueden entrar/salir del aparcamiento con derechos de acceso específicos.
  • Vehículo preferencial: Se crea automáticamente una reserva para el vehículo, independiente de cualquier usuario.
  • Vehículo con reserva: El vehículo puede ser reservado para el usuario.
• Optimización: A través de grupos de vehículos compartidos es posible segmentar las reservas de los vehículos de forma inteligente y óptima.

Dependiendo del tipo de acceso, el comportamiento de apertura de la barrera y el uso diferirán.

2. ¿Qué son los grupos de compartición de vehículos de flota?

En lugar de dar acceso a un vehículo de flota uno por uno, es posible crear grupos de compartición de vehículos de flota. A través de un grupo de compartición, los usuarios tendrán acceso a todos los vehículos de flota que formen parte de dicho grupo.

Esta funcionalidad es necesaria si desea que los usuarios reserven el vehículo y accedan al aparcamiento a través de la aplicación Izix. Si el vehículo de flota no forma parte de un grupo de compartición, no podrá ser reservado por los usuarios y el vehículo solo deberá tener acceso de "vehículo preferencial".

a) ¿Cómo crear un grupo de compartición de vehículos de flota?

Vaya a la consola de la organización -> Configuración -> Grupos de compartición -> Añadir nuevo

Desde este panel, es posible:

• Crear y eliminar un grupo de compartición de vehículos de flota
• Añadir un nuevo vehículo de flota como parte de un grupo de compartición
• Modificar el nombre de un grupo de compartición

b) ¿Cómo asignar usuarios a un grupo de compartición de vehículos de flota?

Para dar acceso a un usuario a un grupo de compartición de vehículos de flota, vaya al perfil y edite el acceso a los grupos de compartición. Esto debe hacerse para cada perfil individualmente.

3. ¿Cómo crear un vehículo de flota y asignar derechos de acceso?

Pasos clave para la creación de vehículos de flota:

1. Crear una política de acceso para vehículos (preferencial o con reserva) (requisito previo)
2. Asignar la política de acceso a un grupo de plazas de aparcamiento si dispone de varios grupos (requisito previo)
3. Crear el/los vehículo(s) de flota (requisito previo)
4. Asignar la política de acceso al/los vehículo(s) de flota (requisito previo)
5. Crear un grupo de compartición de vehículos de flota y añadir el/los vehículo(s) al grupo (opcional)
6. Dar acceso a los usuarios al grupo de compartición de vehículos de flota (opcional)
7. Si desea eliminar un vehículo de flota, el acceso asignado a dicho vehículo debe eliminarse antes de proceder a su eliminación.

a) Vehículo preferencial

Una vez asignado el acceso preferencial al vehículo, no es necesaria ninguna acción adicional. La reserva para el vehículo se crea automáticamente para el período de validez establecido. El vehículo puede pasar por las barreras mediante ANPR.

b) Vehículo con reserva

Una vez asignado el acceso con reserva al vehículo y añadido este a un grupo de compartición, es posible reservar el vehículo. La reserva puede realizarla el administrador o el usuario, pero solo es posible desde la interfaz web (no desde la aplicación). Para poder realizar la reserva, el usuario debe tener acceso al grupo de compartición de vehículos. Una vez realizada la reserva, el acceso remoto aparecerá en la aplicación del usuario. El acceso al aparcamiento es por tanto posible mediante ANPR y aplicación

Hay dos formas de realizar una reserva de vehículo de flota para un usuario:

• Desde el perfil del usuario -> Reservas de vehículos -> Nuevo
• Desde el vehículo de flota -> Reservas de vehículos -> Nuevo

4. Preguntas frecuentes

P: Los usuarios intentan reservar el vehículo desde la aplicación, pero el vehículo de flota no aparece como opción. ¿Por qué?

• Lamentablemente, no es posible reservar un vehículo desde la aplicación. La reserva solo es posible desde la interfaz web.

P: Me gustaría utilizar el vehículo de flota en diferentes aparcamientos y/o asignar diferentes derechos de acceso. ¿Cómo puedo hacerlo?

• Un vehículo de flota solo puede tener un derecho de acceso a la vez. Por lo tanto, no puede utilizarse en varios aparcamientos simultáneamente.

P: Mi vehículo de flota tiene un derecho de acceso con reserva y lo veo en la lista de reservas. Sin embargo, la barrera no se ha abierto. ¿Cuál puede ser el problema?

• La reserva del vehículo en la lista de reservas representa únicamente el derecho de acceso del vehículo y garantiza que se tenga en cuenta para la ocupación de su aparcamiento. La lista de reservas no muestra las reservas de vehículos de flota realizadas por los usuarios.
• Sin una reserva adicional por parte del usuario, el vehículo no aparecerá en la aplicación ni el ANPR permitirá el acceso.

P: ¿Dónde puedo encontrar las reservas de los vehículos de flota? No veo qué usuario lo ha reservado en la lista de reservas.

• Las reservas solo se muestran en el vehículo de flota o en el perfil del usuario. Lamentablemente, no existe una vista única de todas las reservas de vehículos de flota, ni se mostrarán en la lista de reservas.

P: ¿Puedo cambiar el nombre del vehículo?

• No, lamentablemente no es posible cambiar el nombre. El nombre equivale a la matrícula del vehículo.

P: ¿Puedo eliminar reservas en curso?

• Sí. Al eliminar una reserva de vehículo de flota en curso, esta se cancelará inmediatamente, pero no eliminará la reserva completa del panel de reservas o del vehículo de flota.
• Si eliminamos reservas futuras, estas se eliminarán completamente del panel y dejarán de aparecer en la aplicación del usuario.