La fonctionnalité Izix de gestion des véhicules de flotte permet aux utilisateur*rice*s d'utiliser des véhicules partagés en toute tranquillité.
La disponibilité de cette fonctionnalité dépend de votre plan d'abonnement et de votre rôle.
Définition : Un véhicule de flotte est un véhicule (voiture, vélo, etc.) appartenant à une organisation. Il est disponible pour les profils de l'organisation qui ont reçu l'autorisation d'utiliser ce véhicule.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'un véhicule de flotte ?
- Qu'est-ce qu'un groupe de partage de véhicules de flotte ?
- Comment créer un véhicule de flotte et attribuer des droits d'accès ?
- FAQ
1. Qu'est-ce qu'un véhicule de flotte ?
Izix fournit à votre organisation un outil pour gérer la disponibilité et l'accès de vos véhicules d'entreprise partagés. Suivez l'utilisation de votre véhicule partagé et assurez-vous que seuls les membres du personnel autorisés y ont accès.
- Les véhicules personnels liés à des profils individuels ;
- Les véhicules de la flotte appartenant à l'organisation, divisés en groupes, qui peuvent être utilisés par les profils autorisés.
- Planification : Les utilisateur*rice*s peuvent réserver un véhicule partagé.
- Occupation : Les véhicules partagés sont pris en compte pour l'occupation du parking.
- Accès : Les véhicules partagés peuvent entrer/sortir du parking avec des droits d'accès spécifiques.
- Véhicule préférentiel : Une réservation automatique est créée pour le véhicule, sans lien avec un quelconque profil.
- Réservation du véhicule : Le véhicule peut être réservé pour l'utilisateur*rice.
- Optimisation : Grâce à des groupes de véhicules partagés, il est possible de segmenter les réservations de véhicules de manière intelligente et optimale.
| Type d'accès | Accès avec ANPR | Accès avec APP | Accès automatique contre réservation |
| Véhicule Préférentie |
✅ |
❌ | Accès automatique |
| Véhicule Réservation | ✅ | ✅ | Réservation obligatoire |
Un véhicule qui appartient à une organisation et/ou à un groupe de partage de véhicules ne peut pas être lié à un profil de la même organisation.
2. Qu'est-ce qu'un groupe de partage de véhicules ?
a) Comment créer un groupe de partage de véhicules de flotte ?
Allez dans la console d'organisation -> Paramètres -> Groupes de partage -> Ajouter nouveau
A partir de cet aperçu, il est possible de :
- Créer et supprimer un groupe de partage de véhicules de flotte
- Ajouter un nouveau véhicule de flotte à un groupe de partage
- Modifier le nom d'un groupe de partage
Remarque :
- Pour supprimer un groupe de partage de véhicules de flotte, aucun véhicule de flotte ne doit être affecté au groupe.
- Seul un nouveau véhicule de flotte peut être affecté au groupe de partage à partir de cette vue d'ensemble. Pour assigner un véhicule de flotte existant à un groupe, veuillez vous rendre sur le site de configuration des véhicules de flotte.
b. Comment assigner des profils à un groupe de partage de véhicules ?
Pour donner à un profil l'accès à un groupe de partage de véhicules, allez dans le profil et modifiez l'accès aux groupes de partage. Cette opération doit être effectuée pour chaque profil individuellement.
3. Comment créer un véhicule de flotte et attribuer des droits d'accès ?
Principales étapes de la création d'un véhicule de flotte :
- Créer une politique d'accès au véhicule (préférentiel ou réservation) (prérequis)
- Attribuer la politique d'accès au véhicule à un groupe de places de parking si vous avez plusieurs groupes de places de parking (prérequis)
- Créer le(s) véhicule(s) de la flotte (condition préalable)
- Attribuer la politique d'accès au(x) véhicule(s) de la flotte (prérequis)
- Créer un groupe de partage de véhicules et ajouter le(s) véhicule(s) au groupe (optionnel)
- Donner aux profils l'accès au groupe de partage de véhicules (facultatif)
Lors de l'attribution de la politique d'accès, une réservation sera créée pour le véhicule de la flotte pour la période de validité donnée. En effet, on suppose que le véhicule de la flotte a besoin d'une place de stationnement dans votre parking, à moins qu'il ne soit utilisé par un*e utilisateur*rice. Il est donc pris en compte pour l'occupation de votre parking.
a. Véhicule préférentiel
Une fois que l'accès préférentiel est attribué au véhicule, aucune autre action n'est nécessaire. La réservation du véhicule est automatiquement créée pour la période de validité donnée. Le véhicule peut passer les barrières via l'ANPR.
Les véhicules à accès préférentiel ne peuvent entrer/sortir du parking que par l'intermédiaire de l'ANPR. L'utilisation de l'application n'est pas possible car elle n'est pas liée à un profil en particulier.
b. Véhicule de réservation
Une fois que l'accès de réservation est attribué au véhicule et que le véhicule a été ajouté à un groupe de partage de véhicules, il est possible de réserver le véhicule. La réservation peut être effectuée par l'admin ou l'utilisateur*rice mais n'est possible que sur l'interface web (pas sur l'application). Pour effectuer la réservation, l'utilisateur*rice doit avoir accès au groupe de partage de véhicules. Une fois la réservation effectuée, l'accès pour la télécommande apparaîtra sur l'application de l'utilisateur*rice. L'accès au parking est donc possible via l'ANPR et l'application.
Il y a deux façons de réserver un véhicule en tant q'admin :
- Depuis le profil de l'utilisateur*rice -> Réservation de véhicule -> Nouveau
- Depuis le véhicule de la flotte -> Réservation de véhicule -> Nouveau
Si aucune réservation n'est créée, le véhicule ne pourra pas passer le portail malgré la réservation existante dans la liste des réservations.
Voir cet article sur la façon dont les utilisateur*rice*s peuvent réserver un véhicule de flotte.
4. FAQ
Q : Les utilisateur*rice*s essaient de réserver le véhicule sur l'application, mais le véhicule de flotte n'apparaît pas comme option. Comment cela se fait-il ?
- Il n'est malheureusement pas possible de réserver un véhicule sur l'application. La réservation est uniquement possible via l'interface web.
Q : J'aimerais utiliser le véhicule de flotte dans différents parkings et/ou j'aimerais attribuer différents droits d'accès. Comment puis-je le faire ?
- Un véhicule de flotte ne peut avoir qu'un seul droit d'accès à la fois. Il ne peut donc pas être utilisé simultanément pour plusieurs parkings.
Q : Mon véhicule de flotte dispose d'un droit d'accès avec réservation et je le vois sur la liste des réservations. Pourtant, la barrière ne s'est pas ouverte. Quel peut être le problème ?
- La réservation du véhicule sur la liste de réservation représente uniquement le droit d'accès donné au véhicule et garantit qu'il est pris en compte pour l'occupation de votre parking. La liste de réservation n'indique pas les réservations de véhicules de flotte des utilisateur*rice*s.
- Sans réservation supplémentaire de la part de l'utilisateur*rice, la voiture n'apparaîtra pas sur l'application et l'ANPR n'autorisera pas l'accès.
Q : Où puis-je trouver les réservations de véhicules de flotte ? Je ne vois pas quel*le utilisateur*rice a réservé le véhicule dans la liste des réservations.
- Les réservations ne sont affichées que sur le véhicule de la flotte ou sur le profil de l'utilisateur*rice. Malheureusement, il n'existe pas de vue unique de toutes les réservations de véhicules de flotte et elles ne seront pas non plus affichées sur la liste de réservation.
Q : Puis-je changer le nom du véhicule ?
- Non, il n'est malheureusement pas possible de changer le nom. Le nom correspond à la plaque d'immatriculation du véhicule.
Q : Puis-je supprimer des réservations en cours ?
- Oui. Lorsque nous supprimons une réservation de véhicule de flotte en cours, la réservation est immédiatement annulée, mais la réservation entière n'est pas supprimée de la vue d'ensemble des réservations ou des véhicules de flotte.
- Si nous supprimons des réservations futures, elles seront entièrement supprimées de l'aperçu et n'apparaîtront plus dans l'application de l'utilisateur*rice.