Intégrez de manière transparente les invitations au stationnement des visites dans vos événements de réunion Outlook - directement à partir de votre calendrier.
Le complément Izix Outlook permet aux utilisateur*rice d'intégrer de manière transparente les invitations au stationnement des visiteur*euse*s dans leurs événements de réunion Outlook. Pour plus d'informations sur le fonctionnement du portail, veuillez consulter cet article.
Contenu:
1. Objectif de l'add-in
Simplifiez la façon dont vous accueillez vos invités en intégrant les réservations de parking dans vos invitations de réunion Outlook. Avec le complément Outlook Izix Visitor Portal, vos visites reçoivent un lien direct pour réserver leur place de parking - aucune démarche supplémentaire n'est nécessaire de la part de l'hôte.
Grâce à vos configurations prédéfinies, Izix gère automatiquement le flux des visites : les invités sont invités à réserver leur place de parking pour le jour de leur réunion, ce qui garantit une arrivée en douceur.
En utilisant le complément Outlook, il n'est pas nécessaire d'envoyer une invitation séparée via la plateforme Izix - le lien intégré dans l'invitation du calendrier remplace cette étape, rationalisant encore plus votre processus.
2. Conditions préalables
Pour utiliser le complément Izix Outlook:
- Vous devez avoir un profil dans une organisation Izix qui a activé le module complémentaire Izix Parking Outlook via https://business.bepark.eu/marketplace/add-ons/outlook-calendar-add-in (à activer par un administrateur).
- L'organisation doit avoir créé au moins un portail visiteur.
Le module d'extension ne prend actuellement en charge qu'un seul portail visiteur par organisation. S'il existe plusieurs portails et/ou si l'utilisateur*rice fait partie de plusieurs organisations, le module complémentaire utilisera toujours le premier portail et la première organisation configurés.
Par défaut, l'invitation au portail visiteur créée par le complément Outlook permet de réserver une place de parking uniquement pour la date et l'heure spécifiées dans l'événement du calendrier. L'expérience de l'utilisateur*rice peut varier en fonction de la configuration du portail visiteur:
| Configuration Portail visiteur | Impact | Détails |
| Par date | Pas d'impact | La fonctionnalité par défaut du complément remplace ce paramètre. |
| Validité de l'invitation | Moyen | Le lien ne restera valide que pendant les jours spécifiés dans la configuration du portail visiteur, à partir du jour où l'invitation du calendrier Outlook est envoyée. Si aucune durée spécifique n'est définie, le lien n'aura pas d'expiration. |
| Par usage unique | Faible | Le lien est valable pour chaque participant invité, mais il devient inactif pour ce participant après qu'il a effectué sa première réservation, si ce paramètre est activé. |
| Nombre de places qu'un visiteur*euse peut réserver en même temps - simple ou multiple | Moyen | Le nombre de places de parking que les participants peuvent réserver en utilisant le lien de réservation est déterminé par les paramètres définis dans le portail. |
| Options de sélection du temps - Sélecteur de temps, créneaux prédéfinis ou les deux | Haut | Par défaut, le module complémentaire ne prend pas en compte les plages horaires prédéfinies, ce qui signifie que les visiteur*euse*s ne pourront pas utiliser un sélecteur de temps, même s'il est activé dans les paramètres du portail. En cas de divergence entre l'horaire de stationnement disponible de la politique d'accès et la date ou l'heure de l'événement du calendrier (par exemple, lorsque la politique d'accès autorise les réservations l'après-midi et que la réunion est prévue le matin), le portail affichera un message indiquant "pas de place disponible". |
Configuration recommandée
Pour une expérience fluide, il est recommandé de procéder à l'installation suivante:
- Restriction de date: Sans objet.
- Validité de l'invitation: Fixer un délai raisonnable (2 à 3 mois) : Non applicable.
- Par utilisation unique: Afin de conserver une certaine flexibilité (par exemple, en cas de changement de participants), cette fonctionnalité devrait être désactivée. La restriction de date par défaut de l'addin réduit le risque d'abus.
- Nombre de places réservées: Pour maintenir la flexibilité (par exemple, réservation d'un assistant pour plusieurs visites), activer la réservation de plusieurs places.
- Options de sélection de l'heure: Évitez les décalages potentiels en n'activant que l'option « sélecteur de temps ». Le portail n'affichera pas de plages horaires prédéfinies, quel que soit le réglage.
3. L'installation
Rendez-vous sur la page Microsoft AppSource, cliquez sur "Get it now" et suivez les étapes d'installation. Il se peut que l'on vous demande de vous connecter à nouveau à Outlook.
Compatibilité des plateformes:
- Pris en charge sur: Outlook Web et Outlook Desktop
- Non pris en charge sur: Outlook Mobile
Le complément prend en charge:
- Anglais
- Français
- Néerlandais
Si Outlook est réglé sur l'une de ces langues, toutes les étiquettes et tous les messages s'afficheront en conséquence. Si la langue n'est pas prise en charge, le complément prend par défaut la langue de base du portail visiteur.
4. Utilisation et bonnes pratiques
Utilisation du complément:
- Ouvrez votre calendrier Outlook.
- Utilisez la vue développée pour créer une réunion (cliquez sur Nouvel événement ou développez la petite fenêtre contextuelle à l'aide du bouton fléché).
3. Créez une véritable invitation à une réunion en ajoutant au moins un participant. Sans cela, Outlook n'enregistrera pas l'événement correctement.
4. La modification de la date de l'événement du calendrier met à jour le lien d'invitation du portail.
5. Le complément se trouve dans le menu à trois points de la fenêtre contextuelle de la réunion.
6. Recherchez le module complémentaire dans le menu à trois points de la fenêtre contextuelle de la réunion. Cliquez sur le complément "Izix Visitor Parking". Après une courte période de chargement, un lien vers le portail visiteur sera inséré dans le corps de la réunion.
7. Envoyer l'invitation. Le destinataire peut cliquer sur le lien pour accéder à un formulaire de réservation pré-rempli sur le portail visiteur pour la date sélectionnée.
- Vous pouvez ajouter le participant avant ou après avoir cliqué sur le complément, mais au moins un participant doit être ajouté avant d'envoyer la réunion.
- Si un*e visiteur*euse a déjà utilisé un lien précédent et que la date et l'heure de l'événement sont modifiées, il doit annuler et réserver à nouveau. Le lien du portail sera mis à jour avec la date et l'heure correctes.