Integreer uitnodigingen voor bezoekersparkeren naadloos in uw Outlook-vergaderingen - rechtstreeks vanuit uw agenda.
Met de Izix Outlook Add-in kunnen gebruikers parkeeruitnodigingen naadloos integreren in hun Outlook-vergaderingen. Voor meer informatie over hoe het Bezoekersportaal werkt, kun je een kijkje nemen in dit artikel.
Inhoud:
1. Doel van de invoegtoepassing
Vereenvoudig de manier waarop je gasten ontvangt door parkeerreserveringen te integreren in je uitnodigingen voor Outlook-vergaderingen. Met de Izix Visitor Portal Outlook Add-in ontvangen je bezoekers een directe link om hun parkeerplaats te reserveren - zonder extra stappen van de host.
Dankzij je vooraf ingestelde configuraties, handelt Izix automatisch de bezoekersstroom af: gasten worden uitgenodigd om een parkeerplaats te reserveren voor de dag van hun vergadering, wat zorgt voor een soepele aankomstervaring.
Door gebruik te maken van de Outlook add-in is het niet nodig om een aparte uitnodiging te sturen via het Izix-platform - de link in de agenda-uitnodiging vervangt die stap, waardoor je proces nog verder wordt gestroomlijnd.
2. Vereisten
De Izix Outlook-add-in gebruiken:
- Je moet een profiel hebben in een Izix-organisatie die de Izix Parking Outlook Add-in heeft geactiveerd via https://business.bepark.eu/marketplace/add-ons/outlook-calendar-add-in (in te schakelen door een beheerder).
- De organisatie moet minstens één bezoekersportaal hebben gemaakt.
De invoegtoepassing ondersteunt momenteel slechts één bezoekersportaal per organisatie. Als er meerdere portals bestaan en/of de gebruiker deel uitmaakt van meerdere organisaties, zal de add-in altijd de eerste portal en organisatie gebruiken die geconfigureerd is.
Standaard maakt de uitnodiging van het bezoekersportaal die is gemaakt door de Outlook-add-in het mogelijk om een parkeerplaats te reserveren voor de datum en tijd die zijn opgegeven in de agenda-event. De gebruikerservaring kan variëren afhankelijk van hoe de bezoekersportal is geconfigureerd:
| Configuratie Bezoekersportaal | Impact | Details |
| Op datum | Geen invloed | De standaardfunctionaliteit van de invoegtoepassing overschrijft deze instelling. |
| Op uitnodiging geldig | Medium | De link blijft alleen geldig voor de dagen die zijn opgegeven in de configuratie van de bezoekersportal, vanaf de dag dat de Outlook-kalenderuitnodiging is verzonden. Als er geen specifieke duur is ingesteld, verloopt de link niet. |
| Bij eenmalig gebruik | Laag | De link is geldig voor elke uitgenodigde bezoeker, maar wordt inactief voor die bezoeker nadat hij zijn eerste boeking heeft gemaakt, als deze instelling is ingeschakeld. |
| Aantal plekken dat een bezoeker in één keer kan boeken - enkelvoudig vs. meervoudig | Medium | Het aantal parkeerplaatsen dat bezoekers kunnen reserveren via de boekingslink wordt bepaald door de instellingen in de bezoekersportal. |
| Opties voor tijdselectie - Tijdkiezer, voorgedefinieerde slots of beide | Hoog | tussen het beschikbare parkeerschema van het Toegangsbeleid en de datum of tijd van het agenda-evenement - bijvoorbeeld wanneer het Toegangsbeleid reserveringen in de middag toestaat en de vergadering in de ochtend plaatsvindt - toont het Bezoekersportaal een bericht met de melding “geen beschikbare plek”. |
Aanbevolen instelling
Voor een soepele gebruikerservaring wordt de volgende opstelling aanbevolen:
- Datumbeperking: Niet van toepassing.
- Geldigheid uitnodiging: Instellen op een redelijke termijn (2-3 maanden).
- Bij eenmalig gebruik: Om flexibiliteit te behouden (bijv. aanwezigen wijzigen), moet deze functionaliteit worden uitgeschakeld. De standaard datumbeperking van de invoegtoepassing vermindert het risico op misbruik.
- Aantal geboekte plekken: Om flexibiliteit te behouden (bijv. assistent-reservering voor meerdere bezoekers) kun je meerdere plekken reserveren.
- Tijdselectie-opties: Voorkom mogelijke mismatches door alleen de optie “tijdkiezer” in te schakelen. Het bezoekersportaal zal geen voorgedefinieerde tijdsblokken weergeven, ongeacht de instelling.
3. Installatie
Ga naar de Microsoft AppSource pagina en klik op “Get it now” en volg de installatiestappen. Mogelijk wordt u gevraagd om opnieuw in te loggen in Outlook.
Compatibiliteit met platforms:
- Ondersteund op: Outlook Web en Outlook Desktop
- Niet ondersteund op: Outlook Mobile
De invoegtoepassing ondersteunt:
- Engels
- Frans
- Nederlands
Als Outlook is ingesteld op een van deze talen, worden alle labels en berichten dienovereenkomstig weergegeven. Als de taal niet wordt ondersteund, gebruikt de invoegtoepassing standaard de basistaal van de bezoekersportal.
4. Gebruik en best practices
De invoegtoepassing gebruiken:
- Open je Outlook Agenda.
- Gebruik de uitgebreide weergave om een vergadering te maken (klik op Nieuwe gebeurtenis of vouw de kleine popup uit met de pijlknop).
3. Maak een echte uitnodiging voor een vergadering door ten minste één genodigde toe te voegen. Zonder dit zal Outlook het evenement niet goed registreren.
4. Als u de datum van het agendagebeuren wijzigt, wordt de uitnodigingslink in het bezoekersportaal bijgewerkt.
5. Zoek de invoegtoepassing onder het menu met drie puntjes in het pop-upvenster van de vergadering.
6. Klik op de Izix Visitor Parking add-in. Na een korte laadperiode wordt een bezoekersportal link ingevoegd in de body van de vergadering.
7. Verstuur de uitnodiging. De ontvanger kan op de link klikken om toegang te krijgen tot een vooraf ingevuld reserveringsformulier voor de geselecteerde datum.
- Je kunt de genodigde toevoegen voor of na het klikken op de invoegtoepassing, maar er moet er minstens één toegevoegd zijn voordat je de vergadering verzendt.
- Als een bezoeker al een eerdere link heeft gebruikt en de datum/tijd van het kalenderevenement is gewijzigd, moet hij annuleren en opnieuw boeken. De link in het bezoekersportaal wordt bijgewerkt met de juiste timing.