Qu'est-ce que le Portail Visiteurs et comment le créer et l'utiliser ?

Permettez aux visiteur*euse*s de votre organisation de réserver leurs propres places de stationnement dans votre parking.

Sommaire : 

Cet article inclus les sections suivantes :

1. Quel est l'objectif d'un Portail Visiteurs?
2. Comment puis-je créer un Portail Visiteurs ?
   1. Sans Paiement
   2. Avec Paiement
3. Comment inviter un*e visiteur*euse à effectuer sa réservation ?
4. FAQs

1. Quel est l'objectif d'un Portail Visiteurs ?

Le Portail Visiteurs est un site de réservation de parking dédié aux visiteur*euse*s de votre organisation et adapté à vos besoins. Le portail de marque vous permet d'offrir à vos visiteur*euse*s un processus d'enregistrement fluide et moderne, sans intervention supplémentaire de votre personnel administratif ni échanges fastidieux avec le/la visiteur*euse au sujet de ses coordonnées d'arrivée.

Si vous le souhaitez, le Portail Visiteurs peut être un portail de paiement à l'utilisation : cela signifie que les visiteur*euse*s sont obligés de payer leur place de parking pour leur visite, directement sur ce Portail Visiteurs. En tant qu'organisation, vous pourrez configurer tous les paramètres pertinents pour le paiement sur le Portail Visiteurs.

2. Comment puis-je créer un Portail Visiteurs ? 

Dans l'interface de gestion des parkings, cliquez sur -> Accès -> Portail Visiteurs :

• Politique d'accès des visiteurs existante (avec ou sans politique de paiement définie)
• L'horaire de la politique d'accès des visiteurs doit correspondre aux créneaux horaires souhaités pour les visiteur*euse*s

a. Sans paiement

Il y a deux sections principales à remplir pour configurer votre Portail Visiteurs : les détails du Portail Visiteurs et votre image de marque (interface utilisateur de configuration). Chaque élément aura un impact sur les options disponibles et affichées à vos visiteur*euse*s. La section ci-dessous explique chaque élément et son impact.

Détails du Portail Visiteurs : 

Nom : Choisissez un nom de représentant. Ce nom apparaîtra dans l'URL que vous transférez à vos visiteur*euse*s.

Restriction de date : Permettez à vos visiteur*euse*s de ne réserver que pour des dates spécifiques en cochant la case « par date ». La date disponible pour le/la visiteur*euse sera définie ultérieurement lors de la création de l'invitation. Si la case n'est pas cochée, votre Portail Visiteurs n'aura pas de restriction de date et les visiteur*euse*s seront libres de choisir une date. 

Autoriser le paiement : Si les visiteur*euse*s doivent payer pour l'utilisation de votre parking, cette option doit être sélectionnée. Veuillez noter que la première utilisation de l'option de paiement nécessite une validation supplémentaire de la part de votre gestionnaire de compte. Consultez les informations pertinentes dans la section « Avec paiement » ci-dessous. 

Langue : Choisissez entre le français, l'anglais et/ou le néerlandais. Une fois connecté, le/la visiteur*euse pourra changer de langue en fonction de ses préférences. Il est recommandé d'activer toutes les langues disponibles afin de permettre au visiteur*euse de sélectionner celle qu'il préfère et de configurer l'invitation dans n'importe quelle langue disponible.

L'image de marque : 

• Logo : Max 300ko, Format : PNG ou SVG, Largeur : 200px, Hauteur : 120px,
  • Recommandation : Le logo sera affiché dans la liste du Portail des Visiteurs sur un fond blanc (#fff). Nous ne recommandons pas les couleurs vives. 

• Bannière : Max : 1mo, Format : JPG ou PNG, Largeur : 1280px, Hauteur : 647px
  • Recommandation : Choisir une couleur qui rende le logo lisible.
• Couleur de la marque : spécifiée en nombre hexadécimal, supprimer le signe hashtag.
  • Recommandation : Cette couleur sera utilisée comme arrière-plan avec du texte blanc (#fff) et devrait avoir un rapport de contraste minimum de 4,5:1. Pour un contraste idéal, utilisez https://webaim.org/resources/contrastchecker/.

Image de marque : Choisissez votre logo et votre bannière. Voir ci-dessous le format recommandé.

Nombre de places : Dans le cas de groupes, vous pouvez permettre à votre visiteur*eruse de réserver plusieurs places au nom d'autres visiteur*euse*s. Les places sélectionnées feront partie de la même transaction et du même ordre de réservation. Choisissez une seule place si chaque visiteur*euse réserve pour lui-même. 

Politiques d'accès : Choisissez la ou les politique(s) d'accès des visiteur*euse*s concernée(s). Nous vous recommandons vivement d'utiliser une seule politique d'accès et de définir des créneaux horaires différents pour améliorer l'expérience des utilisateurs. Si vous prévoyez d'avoir des Portails Visiteurs distincts pour des créneaux horaires différents (par exemple, en semaine ou le week-end, le matin ou l'après-midi), vous pouvez utiliser des règles d'accès différentes.

Options de sélection du temps : En fonction de l'option choisie, votre visiteur*euse ne peut utiliser que des plages horaires prédéfinies ou peut choisir librement la durée et l'heure. Il est recommandé de définir des plages horaires personnalisées pour améliorer l'expérience du visiteur*euse et lui éviter d'avoir à saisir des heures de début et de fin personnalisées.

1. 1. 1. Un créneau horaire : Heures et créneaux horaires prédéfinis pendant lesquels le/la visiteur*euse est autorisé à réserver. Par exemple, pour le créneau « 09:00-13:00 », vous configurez l'heure de début à 09:00 et la durée à 4 (exprimée en heures). Ce choix est approprié lorsque vous souhaitez imposer des choix fixes au visiteur*euse.
      2. Sélecteur de temps personnalisé : il permet au visiteur*euse de choisir l'heure et la durée de sa visite dans le cadre de la politique des visiteur*euse*s sélectionnée.
      3. Créneaux horaires et sélecteur de temps personnalisé : Ils permettent au visiteur*euse de réserver de manière flexible ou sur la base d'un horaire prédéfini. 

Regardez la vidéo ci-dessous pour une vue d'ensemble :

b. Avec paiement

Les visiteur*euse*s peuvent être invités à payer pour la réservation d'une place de parking s'ils le souhaitent.

Veuillez noter les éléments contextuels suivants pour la partie paiement :

• Izix agit uniquement en tant que facilitateur de paiement.
• Le/La visiteur*euse paie pour les services fournis par le client Izix.
• Un compte Stripe est nécessaire. Si vous n'avez pas de compte Stripe, Izix peut vous en faciliter la création.
• Deux types de frais sont inclus dans la mise en place :
  • Frais fixes : Montant facturé à chaque transaction et convenu entre le client Izix et Izix.
  • Frais variables : Correspond à un certain pourcentage de chaque transaction.
• La TVA fait partie de chaque transaction monétaire que nous effectuons dans notre vie quotidienne et est obligatoire. La TVA sera incluse dans le processus de paiement pour la génération de reçus et de factures lorsqu'un*e visiteur*euse effectue une réservation.
• La politique d'accès des visiteur*euse*s choisie ne doit pas permettre une réservation par heure. Une politique d'accès distincte est nécessaire pour chaque plage horaire de réservation disponible.
• En cas d'annulation d'une réservation, le/la visiteur*euse sera remboursé. Voir la section FAQ ci-dessous pour plus de détails.

Regardez la vidéo ci-dessous pour une vue d'ensemble :

3. Comment inviter un*e visiteur*euse à effectuer sa réservation ?

Les visiteur*euse*s sont invités à réserver leur parking via une URL les connectant au Portail Visiteurs. L'URL peut être directement partagée par email depuis l'interface Izix ou copiée pour être envoyée via d'autres moyens de communication. L'invitation peut être envoyée en anglais, français ou néerlandais. Il est également possible d'envoyer un code QR au visiteur*euse (celui-ci n'est pas automatiquement inclus dans l'invitation générée par courriel). Le code QR permet au visiteur*euse de scanner l'invitation et d'y accéder via son appareil mobile. Si le Portail Visiteurs a été configuré en plusieurs langues, le/la visiteur*euse pourra changer de langue ultérieurement, ce qui déterminera la langue de toute communication future.

Les Portails Visiteurs peuvent ou non être soumis à une restriction de date, ce qui aura une incidence sur la possibilité de créer des invitations. Pour les Portails Visiteurs sans restriction de date, l'URL d'invitation n'a pas de date d'expiration. Le/La visiteur*euse pourra l'utiliser à nouveau à l'avenir pour une date différente. Il est toujours possible de créer une nouvelle invitation qui générera une nouvelle URL pour différents visiteur*euse*s. La création de nouvelles invitations n'invalide pas les précédentes. 

Regardez la vidéo ci-dessous pour un aperçu complet :

Exemple du mail d'invitation reçu par le/la visiteur*euse :

Exemple du QR code :

FAQs

• Est-il possible d'envoyer une invitation à un*e visiteur*euse en lui permettant de réserver un ou plusieurs jours, donc dans un délai précis ? Je souhaite envoyer une invitation sans date fixe, mais en la limitant à une semaine spécifique. Comment faire ?
  • Malheureusement, cela n'est pas encore possible. La configuration du Portail Visiteurs vous permet de limiter les invitations en fonction de la date. Vous pouvez donc créer un Portail Visiteurs limité par date, générer une invitation par date et envoyer des URL d'invitation distinctes aux visiteur*euse*s afin qu'ils puissent choisir la date qui leur convient le mieux. Vous pouvez également créer un Portail Visiteur*euse*s sans restriction de date et limiter la période en restreignant la période de validité de la politique d'accès des visiteur*euse*s. N'oubliez pas que cette restriction de validité s'appliquera à tous les Portails Visiteurs qui utilisent la même politique d'accès des visiteurs.
  • Exemple : 1. le Portail Visiteurs 1 est limité par la date. Vous créez deux invitations pour une date différente chacune. Le/la visiteur*euse ne doit effectuer qu'une seule réservation via l'un des liens. 2. Le Portail Visiteurs 2 n'est pas soumis à des restrictions de date. Vous créez une invitation et le/la visiteur*euse choisit librement la date de son choix.
• Existe-t-il un aperçu du nombre d'invitations envoyées et des personnes qui les ont reçues ? Est-il possible de savoir si un*e visiteur*euse a cliqué sur le lien et/ou réservé la place ?
  • Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible. À des fins de suivi, il est recommandé de copier le lien d'invitation et de l'envoyer via le canal de communication de votre choix afin de pouvoir conserver une trace de l'invitation envoyée. Veuillez noter que si l'invitation est envoyée à partir de l'interface Izix, l'expéditeur sera Izix et non votre organisation.
• Si le/la visiteur*euse souhaite être remboursé, quel sera le montant de ce remboursement et comment sera-t-il calculé ?
  • Si la réservation est annulée, la transaction sera remboursée à l'utilisateur final. Stripe ne rembourse pas ses frais, mais Izix rembourse ses frais à l'utilisateur final. Izix rembourse ses frais proportionnellement (si une réservation de 5 places a été effectuée et que le remboursement ne concerne qu'une seule place, Izix rembourse les frais, c'est-à-dire 1/5 de tous les frais générés par cette transaction).
• Je ne peux pas choisir une langue spécifique pour l'invitation, il n'y a qu'une seule langue. Quel est le problème ?
  • Il est probable que votre Portail Visiteurs ait été défini avec une seule langue. Si c'est le cas, vous ne pouvez pas choisir d'autres langues pour l'invitation. Vérifiez la sélection de la langue du portail et modifiez-la si nécessaire.