Wat is het Bezoekersportaal en hoe maak en gebruik ik het?

Geef bezoekers van uw organisatie de mogelijkheid om hun eigen parkeerplek te reserveren in uw parkeergarage.

Inhoud: 

Dit artikel bevat de volgende onderdelen:

1. Wat is het doel van een Bezoekersportaal ?
2. Hoe maak ik een bezoekerspoortal ?
   1. Zonder betaling
   2. Met betaling
3. Hoe nodig je een bezoeker uit om te reserveren ?
4. FAQs

1. Wat is het doel van een Bezoekersportaal ?

De Bezoekersportaal is een parkeerreserveringssite speciaal voor de bezoekers van uw organisatie en aangepast aan uw behoeften. Met de branded portal kunt u uw bezoekers een soepel en modern registratieproces bieden zonder extra tussenkomst van uw administratief personeel of omslachtige uitwisselingen met de bezoeker over zijn aankomstgegevens.

Indien gewenst kan de Bezoekersportaal een pay-per-use portal zijn: dit betekent dat bezoekers verplicht zijn om hun parkeerplaats voor hun bezoek te betalen, direct op deze Bezoekersportaal. Als organisatie kunt u alle relevante parameters voor betaling configureren op het Bezoekersportaal.

2. Hoe maak ik een Bezoekersportaal?

Ga in de parkeerbeheerinterface naar -> Toegang -> Bezoekersportaal:

Het is mogelijk om meerdere Bezoekersportalen te hebben voor verschillende parkeerplaatsen. Alle Bezoekersportalen verschijnen in het overzicht.

Vereisten voor het Bezoekersportaal:

• Bestaand toegangsbeleid voor bezoekers (met of zonder gedefinieerd betalingsbeleid)
• Tijdschema van het toegangsbeleid voor bezoekers moet overeenkomen met de gewenste slots waaruit bezoekers kunnen kiezen

a. Zonder betaling

Er zijn twee hoofdonderdelen die u moet invullen om uw Bezoekersportaal te configureren: Bezoekersportaalgegevens en uw branding (configuratie UI). Elk element heeft invloed op de opties die beschikbaar zijn voor en worden weergegeven aan je bezoekers. Hieronder wordt elk element en de impact ervan uitgelegd.

Details Bezoekersportaal: 

Naamgeving: Kies een representatieve naam. Deze naam zal verschijnen in de URL die je doorgeeft aan je bezoekers.

Datumbeperking: Laat je bezoekers alleen boeken voor specifieke data door het vakje “op datum” aan te vinken. De datum die beschikbaar is voor de bezoeker wordt gedefinieerd als onderdeel van het maken van de uitnodiging in een later stadium. Als dit vakje niet is aangevinkt, heeft je Bezoekersportaal geen datumbeperking en zijn bezoekers vrij om een datum te kiezen. 

Geef toestemming voor betaling: Als bezoekers moeten betalen voor het gebruik van uw parkeerplaats, moet deze optie worden geselecteerd. Houd er rekening mee dat het eerste gebruik van de betalingsoptie extra validatie van uw Account Manager vereist. Bekijk de relevante informatie in de sectie 'Met betaling' hieronder. 

Taal: Kies tussen Frans, Engels en/of Nederlands. De bezoeker kan van taal veranderen op basis van zijn voorkeur zodra hij verbonden is. Het wordt aanbevolen om alle beschikbare talen in te schakelen zodat de bezoeker de taal van zijn voorkeur kan kiezen en de uitnodiging in elke beschikbare taal kan configureren.

Branding: 

• Logo: Max 300ko, Formaat: PNG of SVG, Breedte: 200px, Hoogte: 120px,
  • Aanbeveling: Het logo wordt weergegeven in de bezoekersportal op een witte achtergrond (#fff). We raden felle kleuren af.
• Banner: Max: 1mo, Formaat: JPG of PNG, Breedte: 1280px, Hoogte: 647px
  • Aanbeveling: Kies een kleur die het logo leesbaar maakt.
• Merkkleur: Gespecificeerd in hexadecimaal getal, verwijder het hashtagteken.
  • Aanbeveling: Deze kleur wordt gebruikt als achtergrond met witte tekst (#fff) en moet een minimale contrastverhouding van 4,5:1 hebben. Gebruik https://webaim.org/resources/contrastchecker/ voor het ideale contrast.

Aantal plaatsen: In het geval van groepen kun je je bezoeker toestaan om meerdere plekken te reserveren namens andere bezoekers. De geselecteerde plekken zullen deel uitmaken van dezelfde transactie en reserveringsvolgorde. Kies slechts één plek als elke bezoeker voor zichzelf boekt. 

Toegangsbeleid: Kies het/de relevante bezoekersbeleid(en). We raden sterk aan om één toegangsbeleid te gebruiken en verschillende tijdslots te definiëren voor een betere gebruikerservaring indien mogelijk. Als je van plan bent om aparte Bezoekersportalen te hebben voor verschillende tijdsblokken (bijv. weekdagen vs weekend, AM vs PM), dan kun je verschillende bezoekersbeleidsregels gebruiken.

Tijdskeuzemogelijkheden: Afhankelijk van de gekozen optie mag je bezoeker alleen voorgedefinieerde tijdsloten gebruiken of kan hij zelf de duur en tijd kiezen. Het is aan te raden om aangepaste tijdsloten te definiëren voor een verbeterde bezoekerservaring om te voorkomen dat de bezoeker aangepaste begin- en eindtijden moet invoeren.

1. 1. 1. Een tijdslot: Vooraf gedefinieerde uren en tijdsblokken waarin de bezoeker mag boeken. Bijvoorbeeld, voor het slot “09:00-13:00” configureer je de starttijd als 09:00 en de duur als 4 (uitgedrukt in uren). Deze keuze is geschikt wanneer je de bezoeker vaste keuzes wilt opleggen.
      2. Aangepaste tijdkiezer: Hiermee kan de bezoeker de tijd en de duur van zijn bezoek kiezen als onderdeel van het geselecteerde schema voor het bezoekersbeleid.
      3. Tijdsloten en aangepaste tijdkiezer: Geef de bezoeker de keuze om flexibel te boeken of op basis van een vooraf gedefinieerd schema. 

Bekijk de onderstaande video voor een uitgebreid overzicht:

b. Met betaling

Bezoekers kunnen desgewenst worden verplicht om te betalen voor het reserveren van een parkeerplaats.

Let op de volgende contextuele elementen voor het betalingsgedeelte:

• Izix treedt uitsluitend op als betalingsfacilitator.
• De bezoeker betaalt voor de diensten van de Izix-klant.
• Een Stripe-account is vereist. Als je geen Stripe-account hebt, kan Izix het aanmaken ervan faciliteren.
• Twee soorten kosten zijn inbegrepen in de setup:
  • Vaste vergoedingen: Bedrag dat bij elke transactie in rekening wordt gebracht en wordt overeengekomen tussen de Izix-klant en Izix.
  • Variabele vergoedingen: Komt overeen met een bepaald percentage van elke transactie.
• BTW maakt deel uit van elke monetaire transactie die we in ons dagelijks leven verrichten en is verplicht. De btw wordt opgenomen als onderdeel van het afrekenproces voor het genereren van bonnen en facturen wanneer een bezoeker een reservering maakt.
• Het gekozen toegangsbeleid voor bezoekers mag geen reservering per uur toestaan. Een apart toegangsbeleid is vereist voor elk beschikbaar reserveringstijdlot. 
• Bij annulering van reserveringen wordt de bezoeker vergoed. Zie de FAQ-sectie hieronder voor meer informatie.

Bekijk de onderstaande video voor een uitgebreid overzicht:

3. Hoe nodig je een bezoeker uit om te reserveren?

Bezoekers worden uitgenodigd om hun parkeerplaats te reserveren via een URL die hen verbindt met het Bezoekersportaal. De URL kan rechtstreeks via e-mail worden gedeeld vanuit de Izix-interface of worden gekopieerd om te worden verzonden via andere communicatiemiddelen. De uitnodiging kan in het Engels, Frans of Nederlands worden verstuurd. Het is ook mogelijk om een QR-code naar de bezoeker te sturen (deze wordt niet automatisch opgenomen in de gegenereerde e-mailuitnodiging). Met de QR-code kan de bezoeker de uitnodiging scannen en openen via zijn mobiele apparaat. Zolang het Bezoekersportaal in meerdere talen is geconfigureerd, kan de bezoeker op een later moment de taal wijzigen die de taal van eventuele toekomstige communicatie zal bepalen.

Bezoekersportalen kunnen al dan niet een datumbeperking hebben, wat invloed heeft op de mogelijkheid om uitnodigingen te maken. Voor Bezoekersportals zonder datumbeperking heeft de URL van de uitnodiging geen vervaldatum. De bezoeker kan deze in de toekomst opnieuw gebruiken voor een andere datum. Het is altijd mogelijk om een nieuwe uitnodiging te maken die een nieuwe URL genereert voor andere bezoekers. Het aanmaken van nieuwe uitnodigingen maakt eerdere uitnodigingen niet ongeldig. 

Bekijk de onderstaande video voor een uitgebreid overzicht:

Voorbeeld van een e-mailuitnodiging:

QR-code voorbeeld:

FAQs

• Is het mogelijk om een uitnodiging te sturen naar een bezoeker zodat deze een van meerdere dagen kan boeken, dus binnen een bepaald tijdsbestek? Ik wil een uitnodiging versturen zonder vaste datum, maar deze beperken tot een bepaalde week. Hoe doe ik dit?
  
  • Helaas is dit nog niet mogelijk. Met de configuratie van het Bezoekersportaal kun je uitnodigingen beperken op datum. Je kunt dus een Bezoekersportaal met een datumbeperking maken en één uitnodiging per datum genereren en aparte uitnodigings-URL's naar bezoekers sturen, zodat ze de datum kunnen kiezen die hen het beste uitkomt. Je kunt ook een Bezoekersportaal zonder datumbeperking maken en beperk de periode door de geldigheidsperiode van het toegangsbeleid voor bezoekers te beperken. Onthoud dat deze geldigheidsbeperking geldt voor alle bezoekersportalen die hetzelfde beleid voor bezoekerstoegang gebruiken. 
  • Voorbeeld: 1. Bezoekersportaal 1 is datumgebonden. U maakt twee uitnodigingen voor telkens een andere datum. De bezoeker mag slechts één reservering maken via een van de koppelingen. 2. Bezoekersportaal 2 is niet datumgebonden. U maakt één uitnodiging en de bezoeker kiest vrij zijn voorkeursdatum.
• Is er een overzicht van het aantal verstuurde uitnodigingen en de mensen die ze hebben ontvangen? Is het mogelijk om te zien of een bezoeker op de link heeft geklikt en/of de plek heeft gereserveerd?
  
  • Deze functionaliteit is nog niet beschikbaar. Voor traceringsdoeleinden is het aan te raden de uitnodigingslink te versturen via het communicatiekanaal van je keuze, zodat je de verstuurde uitnodiging kunt bijhouden. Let op: als de uitnodiging via de Izix-interface wordt verzonden, is Izix de afzender en niet uw organisatie.
• Als de bezoeker zijn geld terug wil, hoeveel is dat dan en hoe wordt dat berekend?
  
  • Als de boeking wordt geannuleerd, wordt de transactie terugbetaald aan de eindgebruiker. Stripe betaalt zijn kosten niet terug, maar Izix betaalt zijn kosten terug aan de eindgebruiker. Izix betaalt de kosten proportioneel terug (als een boeking voor 5 plaatsen is gemaakt en de terugbetaling is slechts voor één plaats, dan betaalt Izix de kosten terug, d.w.z. 1/5 van alle kosten die met deze transactie zijn verdiend).
• Ik kan geen specifieke taal kiezen voor de uitnodiging, er wordt maar één taal weergegeven. Wat is het probleem?
  
  • Waarschijnlijk is je Bezoekersportaal gedefinieerd met slechts één taal. Als dat het geval is, kun je geen extra talen kiezen voor de uitnodiging. Controleer de taalselectie van de portal en pas deze indien nodig aan.